効率化について①

こんばんは！ちーです！

本日は私の行っている効率化をあげる仕事術を紹介しようと思います。

「効率的」という言葉が大大大好きな私が、日頃から気にしているTipsを

何回かに分けて紹介したいと思います！

この記事は、、、

と思っている人におすすめの記事です。

　

私自身も、常に「これがいいかな？これが最適かな？」と思いながら、

模索をし続け、試したり、続けてみたり、やめたりしているので、

皆さんも「これはいいよ」とか「こうしてみたら、仕事がスムーズに進んだ！」ということがあったら共有してくださいね。

それでは本日の本題に移りたいと思います。

身の回りを整える

「え？そんなこと？」と思われた、そこのあなた！

ぜひ、ご自身のデスク周りを見て見てください。

PC・キーボード・マウス　以外に何が置いてありますか？

書類・電卓・充電器・マグカップ・時計・鏡・ペン立て・お菓子・カレンダー・・・などなどなど

　

結構モノが置いてあると思います。それらには定位置があるでしょうか？

私が今まで仕事をしてきた中で、「この人、仕事できるなー」「仕事早いなー」と

思った人で、共通していたことが、

整理整頓がきちんとされている

ということでした。

かつ、モノは少なければ少ない方がいいです。

順番に解説していきます。

①モノを探す時間がほぼない　

ベストセラーになった『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』の著者のリズ・ダベンポートに

よると、平均的なビジネスパーソンは探し物で年間150時間も浪費しているそうです。

　

150時間！約6日間です。

　

1日5分10秒探すのにかかっていたモノを10秒で探し出せたら？

それは5分の節約＝年間で約30時間の節約になります。

こうして考えると、モノを探す時間はとても勿体無くて、

整理のために3時間使ったとしても、毎日の細かい“探す時間“をなくせた方が有意義だと思いませんか？

今の仕事では、ほぼ紙の管理をやめ、検索ができるパソコン上でのファイルでの管理になりました。

ビジネスだけでなく、自分の身の回りのもの、（電気代の領収書や購入履歴など）も

すぐ携帯のカメラのスキャナ機能で撮って、iPad上に保存しています。

パソコンでのファイル管理にすると、フォルダ仕分けができ、なんとなくの単語でも検索が可能です。

また、後々フォルダ仕分け条件を変更することもできるので、とてもおすすめです。

人にデータを送ることもできます。

紙にうんざりしてきた人は、スキャナ是非試してみてくださいっ！！

②モノが整理されていると、自然に頭の中も整理されている

プリンストン大学神経科学研究所の科学者たちは、

人の脳が秩序を好むこと、そして無秩序な状態が常に目に入り続けると、

集中力が低下することを明らかにしたらしいです。

彼らの実験結果によれば、散らかっていた環境を整理した場合、

集中力と情報処理能力が改善し、仕事の生産性が高まったとのことです。

　

確かに、私もリモートでの会議中などに、机にあるカレンダーや

何気ないメモをじっと見つめている時があったし、

そもそもPC画面を見てしまうことで、違う情報を頭に入れてしまうので

相手の話を聞けないことが多かったと自覚しています。

そこで、週に一回は「デスククリーンアップタイム」を作ることにして、

この時間は机のモノを全てどけて掃除をし、

今机に載っているモノが、本当に必要なものかどうかを見極めてから決定するようにしています。

　

また、旅行会社で働いていた時は、お客様の予約台帳がすぐに机を埋め尽くす形になって、

1日あたり20組の記録が机に重なることもよくありました。

そのため、退社前に、予約記録は整理BOXに入れて、出発日順に並べ、

鍵付きロッカーに入れて管理していました。

個人情報保護の意味もありますが、自分の机から一度引き離すことで

多くの情報に翻弄されず、自分の頭の中を整理することができました。

　

③人が見ても、わかりやすいほど整頓されていると、仕事の依頼もしやすい

最後は、私の先輩の例をとってご紹介します。

私の先輩はとにかく外回りの営業ばかりで、一日中オフィスから離れることもあり、

社内の事務をする社員は、先輩の電話やチャットなどで動いていました。

その際に、先輩から言われた資料をその事務のサポートメンバーは

すぐ引き出し・取り出してくることができるのです。

それは紛れもなく、先輩の机が整理されているからで、

先輩が遠隔でも、大体の資料の位置やカテゴライズが分かっているから

できることでした。

　

「（資料が）見つからない？あーそれじゃあ、帰ってからでいいや」

という先輩より

「○○社は、▲▲のフォルダに入っていると思う、日付は●月●日出発分だから上半期のフォルダ。」

と指示出しができる先輩の方が一歩先に立って、

仕事も回ることは容易に想像できます。

このように、自分だけでなく、チームにとっても良いことづくしなのです！

　

大きな成果は小さなことの積み重ねです。

ぜひ、改めて意識して、ご自身のタスク・プロジェクトを促進してきましょう!